Intranetas
#

Sviesa intranetas

IT sprendimai – intraneto sistemos diegimas

Kam skirta?

Organizacijoms su ne mažiau kaip dviem tūkstančiais darbuotojų.

Darbas komandoje, intranetas„Intraneto portalo programinė įranga turi sudaryti galimybę tarnautojams gauti aktualią, įstaigos veiklos sritis apimančią informaciją centralizuotai, interneto naršyklės pagalba. Greitesnei ir efektyvesnei informacijos paieškai panaudoti hierarchinius (nuo bendriausios iki detaliausios informacijos) duomenų organizavimo principus. Darbo vietose vartotojo sąsajoms naudoti aiškias ir lengvai valdomas navigacijos priemones, iš kiekvieno vartotojo darbo lango greitai pasiekiamus pradinius, bendros informacijos katalogus, vykdyti paiešką tiek vidinio tinklo resursuose, tiek globaliame tinkle – internete.

Organizacijos klientams teikti viešą organizacijos vykdomomis funkcijomis susijusią informaciją. Informacinės sistemos efektyviam duomenų kaupimui ir apdorojimui panaudoti duomenų bazes.

Kompanijų arba organizacijų (intraneto) portalai. Jų naudojimo sritis – verslas tarnautojams B2E (business to employees). Bendrąja prasme – tai organizacijų viduje vartojamos struktūrizuotos ar nestruktūrizuotos informacijos apdorojimo ir pateikimo tarnautojams sistema. Verslo reikmėms organizacijų intranete taikomi informacijos portalai EIP (enterprise information portals), integruojantys organizacijos viduje vykstančius procesus, bendradarbiavimą, turinio valdymą, duomenų sandėlių, verslo tyrimų, žinių valdymą ir t.t. Šiuos portalus naudoja dauguma didelių kompanijų, pvz., Oracle, IBM, CA, Microsoft. Organizacijų intraneto portalai skirti specifinėms verslo ar veiklos sritims. Jie taikomi organizacijų veiklos funkcijoms ar procesams palaikyti. Šie portalai integruoja organizacijoje naudojamų specifinių programų sukuriamus duomenis, darbuotojai daug efektyviau panaudoja agreguotus informacijos srautus. Pavyzdžiui, personalo valdymui, įmonės resursų planavimui, pardavimų vadybai seniai naudojami SAP, Oracle, PeopleSoft portalai. Horizontalūs portalai naudojami visoje organizacijoje užtikrinti bendradarbiavimą, ekspertizės, žinių, turinio ar dokumentų valdymo poreikius. Pagrindinėms organizacijų funkcijos vykdyti, pagal tris verslo modelius: B2E, B2C (business to customer), ir B2B (business to business), naudojami funkciniai organizacijų portalai (role portal).“
Šaltinis: (Luckus, 2005)

Sistemos galimybės

Intraneto portalas valdymo sistema arba tiesiog "erdvė", bendradarbiauti, suburti žmones, procesus ir informaciją organizacijoje. Sistemoje galima greitai rasti narių kontaktus, planuoti susitikimus, spręsti problemas, stebėti veiklos rezultatus, rasti į dokumentus, rašyti dienoraštį, skaityti naujienas, įkelti vaizdo ir audio medžiagą. Intraneto sistema leidžia augančioms organizacijoms įgyvendinti teritorinio pasiskirstymo modelius.

Vykdyti pilnavertę komunikacija organizacijoje nepažįstant narių realybėje. Automatizuoti kasdienius verslo procesus. Turėti bendrą dokumentų saugyklą. Greitas ir patogus įtraukimas į naujų organizacijos narių. Patogias darbo sąlygas nepriklausomai nuo geografinės lokacijos.

Greita prieiga prie informacijos. Efektyvus darbo procesų optimizavimas su minimaliais kaštais atliekant kasdienines užduotis. Patogias ataskaitų teikimo formas.

Vertikali komunikacija

Vertikali komunikacija – tai keitimasis informacija tarp skirtingų hierarchinių lygių. Informacija, perduodama vadovų pavaldiniams, yra „žemyn“ einanti komunikacija, o informacija, perduodama pavaldinių vadovams, - „aukštyn“ einanti komunikacija (Baršauskienė ir Janulevičiūtė-Ivaškevičienė, 2005).

Naujienos

Naujienos, intranetasOrganizacijos nariai gali valdyti naujienų srautus: oficiali informacija ir mūsų gyvenimas. Vartotojai iš išorės gali susipažinti su oficialiomis naujienomis. Siekiant supažindinti vartotojus iš išorės apie vidinį organizacijos gyvenimą yra skelbiamos naujienos kurias gali publikuoti nariai.

Naujiena turi savo žymes, pagal kurias galima suskirstyti informaciją, pvz.: aprašius žymę konferencija ir ją panaudojus kitose naujienose, ateityje bus galima paspaudus žymę “konferencija” išvysti visas naujienas kuriose buvo panaudota žymė “naujiena”.

Naujienas galima komentuoti, pasinaudojant kontaktų forma esančia po naujiena, įkėlus pasidalinti socialiniuose tinkluose.

Nuotraukų ir video archyvai

Nuotraukų archyvai, intranetas

Nuotraukų ir vaizdo archyvai įgalina organizacijos narius talpinti nuotraukas ir vaizdinę medžiagą sistemoje. Skyriuje “Nuotraukos” galimos šios operacijos:

  • nuotraukų rūšiavimas pagal albumus
  • nuotraukų įkėlimas
  • užrašų uždėjimas ant nuotraukų
  • nuotraukų komentavimas ir balsavimas
  • albumų apsaugojimas slaptažodžiu
  • automatinis nuotraukų sumažinimas pagal numatytus dydžius

Skyriuje “Vaizdinė medžiaga” galimi šie veiksmai:

  • vaizdinės medžiagos įkėlimas į serverį
  • išorinių vaizdo šaltinių įtraukimas (“YouTube”, “Vimeo” ir t.t.)

Bendravimas tarp narių

Sistema leidžia nariams bendrauti tarpusavyje naudojantis šiais vidiniais skyriais:

  • Diskusijos
  • Socialinis tinklas
  • Privačios žinutės
  • Vaizdo konferencijos (naudojantis papildoma programine įranga)

Kontaktų duomenų bazė

Skyriuje “Kontaktų duomenų bazė”, nariai išskaidyti į kategorijas pagal organizacinės struktūros skyrius, kiekvienas narys atvaizduojamas grafiniame sąraše šalia atvaizduojant jo nuotrauką, telefoną ir elektroninį paštą. Išsami kontaktinė informacija ir asmeniniai duomenys prieinami tik registruotiems organizacijos nariams taip užtikrinant asmens privatumą.

Organizacijos narys sistemoje gali valdyti duomenis kurie suskaidyti į šias kategorijas:

  • Asmeninė informacija (vardas, pavardė, antras vardas, nuotrauka, lytis, gimimo data).
  • Kontaktai (elektroninis paštas, telefonas, mobilus, internetinė svetainė, icq, faksas, šalis, gatvės pavadinimas, pašto dėžutė, miestas, regionas/apskritis, pašto kodas, telefonas, skype)
  • Organizacijos informacija (Darbo telefonas)
  • Prisijungimo duomenys (prisijungimo vardas, slaptažodis)
  • Diskusijų nustatymai (rodyti vardą, nerodyti sąraše, aprašymas, pomėgiai, parašas, įkonėle)
  • Tinklaraščio nustatymai (slapyvardis, aprašymas, pomėgiai, įkonėlė)

Organizacijos narys gali redaguoti privatumo nustatymus: peržiūrėti mano draugus (niekas, tik draugai, tik draugų draugai, prisijungę vartotojai, visi vartotojai), peržiūrėti mano anketą (niekas, tik draugai, tik draugų draugai, prisijungę vartotojai, visi vartotojai). Organizacijos nariai turi savo atskirą puslapį kuriame gali nepriklausomai talpinti šią informaciją: nuotraukas, kalendorius, bylas, dienoraščius, mikro dienoraščius.

Kalendoriai

Microsoft Outlook sujungimas su intranetuSistemos funkcijoje “Kalendoriai” galima pildyti organizacijoje vykstančius įvykius, kūrti atskirus kalendorius, leisti nariams patvirtinti savo dalyvavimą. Kalendorius galima sujungti su Microsoft Outlook programine įranga, taip pat įmanomas kalendorių sinchronizavimas su mobiliais įrenginiais, galima prijungti išorinius kalendorius (pvz. “Google”) naudojantis CalDAV formatu.

Kiekvienas narys gali turėti savo asmeninius kalendorius, įrašus iš kalendoriaus gali įtraukti į organizacijos kalendorius taip palengvinant projektų vadovui planavimą darbą nes jis gali matyti nario užimtumą naudojantis kalendoriumi.

Asmeninis kalendorius, darbo grupės kalendorius, organizacijos kalendorius. Kalendorius galima naudoti mobiliuose įrenginiuose, įmanomas eksportavimas į MS Outlook ir iCal. Kalendoriaus funkcijos galimybės:

  • kiekvienas narys, darbo grupė arba administratorius gali sukūrti neribojamą kiekį kalendorių;
  • kalendoriai susitapatina vienas su kitu, taip palengvindami laiko planavimą;
  • kalendorius srityje atvaizduojamos užduotys
  • įvykiai atvaizduojami šiais periodais: dienas, savaitė, mėnesis, metai;
  • kalendoriuje atvaizduojami ir buvę įvykiai;
  • organizacijos nariai gali apjungti kalendorius ir matyti bendrą vaizdą sujungiant organizacijos, asmeninius ir grupių kalendorius;
  • Kiekvienam įvykiui galimas priminimas apie artėjanti įvykį arba užduotį.

Dokumentų valdymas

Dokumentų valdymas, intranetas Dokumentų valdymo sistema supaprastina darbą su dokumentais sistemoje specialiame “Dokumentų” skyriuje. Galima sukurti neribojama kiekį dokumentų bibliotekų atskiroms darbo grupėms ir nariams. Dirbant su dokumentais galima naudoti verslo procesus automatizuojant dokumentų pasirašymą ir patvirtinimą tarp narių ir organizacijos padalinių. Visas dokumentų skyrius gali būti prijungtas kaip atskiras fizinis diskas matomas vartotojo kompiuteryje. Dokumentų valdymo sistemos galimybės:

  • darbas komandoje su dokumentais, saugant dokumentus serveryje;
  • verslo proceso paleidimas bet kuriam dokumentui;
  • sukūrimas ir trynimas asmeninių aplankų dokumentų saugojimui;
  • sukūrimas ir trynimas darbo grupių aplankų;
  • didelio dokumentų skaičiaus talpinimas;
  • dokumentų redagavimas naudojantis Microsoft Office;
  • dokumentų išsaugojimas tiesiai į serverį;
  • dokumentų versijavimas;
  • dokumentų indeksavimas ir greita paieška;
  • dokumentų priėjimo teisių uždraudimas redaguojamiems dokumentams;

Dokumento kortelė

Kiekvienas dokumentas, bibliotekoje, turi savo kortelę. Kortelėje matoma dokumento informacija, pakeitimų istorija, dokumento versija, su dokumentu dirbę nariai, komentarai, dokumento žymės, aprašymas, dokumentų įvertinimas.

Darbo su dokumentais aplinka

Nariai gali įkelti dokumentus naudojantis internetine naršykle arba prijungę prie dokumentų biblioteką kaip atskirą diską prie savo asmeninio kompiuterio.

Žinynas

"Panaudojant informacines technologijas, žinios gali būti atvaizduojamos kaip žinių bazė, o integravus į bendrą sistemą visas verslo konteksto sudedamąsias dalis, organizacija tampa intelektualiu organu" (Vanagaitė, 2011).

Žinyno sistema sukurta dažnai besikeičiančiam turiniui redaguoti. Galimi panaudojimo būdai: žodynai, informacijos bibliotekos, narių mokymo lydraščių paruošimas, dokumentacijos lydraščių paruošimas. Žinyno sistema leidžia nariams redaguoti arba sukurti informacinius puslapius žinyne. Žinyno galimybės:

  • Redaguoti žinyno puslapio naudojantis specialia sintakse arba vizualiniu redaktoriumi;
  • Automatinis antraščių sukūrimas;
  • Grafinės ir vaizdinės medžiagos įterpimas;
  • Žymių ir kategorijų kūrimas;
  • Komentavimo galimybė;
  • Istorija, pakeitimai ir atnaujinimai;
  • Versijų palyginimas.

Mokymo sistema

Sistemos skyrius “Mokymai” leidžia organizuoti narių apmokymą, juos testuoti ir išduoti sertifikatus. Mokymo sistemos galimybės:

  • Garsinės ir vaizdinės medžiagos patalpinimas į kursų puslapius ir testavimo skyrius;
  • Nario testavimo rezultatų peržiūra atskirame žurnale;
  • Sertifikatų išdavimo galimybė;
  • Testavimo galimybė.

Horizontali komunikacija

Vadinama horizontaliąja komunikacija tarp to paties lygio organizacijos narių ar jų grupių. Padeda užtikrinti kontrolę, taupo resursus, veiksmingai ir tiksliai perduoda informaciją, reikalingą padėti išspręsti užduotis.

Projektų ir užduočių valdymas

Užduočių valdymas – planavimo ir realizavimo mechanizmas skirtas užduočių valdymui sistemoje. Kiekvienas narys naudojantis užduočių valdymo mechanizmu gali greičiau ir efektyviau organizuoti savo užduotis organizacijoje. Darbo grupių dalyviai gali matyti užduotis kurios yra konkretaus projekto “rėmuose”.

Užduočių sistemos galimybės:

  • užduočių atvaizdavimas ir planavimas naudojantis GANTT diagramomis;
  • organizacijos narys arba darbo grupės dalyvis kuria ir valdo užduotis;
  • užduoties skaidosi į mažesnes užduotis, gylis neribojamas;
  • užduočių periodiškumas, galimybė kartoti tas pačias užduotis atėjus nustatytam terminui;
  • bylų palaikymas ir užduoties svarbos palaikymas;
  • laiko kontrolė ir stebėjimas kiekvienai užduočiai;
  • bendras užduoties įvykdymo laikas skaičiuojant visos užduoties vykdytojų laiką;
  • užduočių kopijavimas;
  • užduočių termino keitimas;
  • vadovo kontrolė ir užduočių įgyvenimo įvertinimas;
  • užduoties pakeitimo istorija;

Darbas grupėse

Organizacijos nariai – tai bendruomenė. Darbo grupės – tai organizacijos nariai pasiskirstę projektus. Darbo grupė gali būti sukurta atlikti tam tikrus projektus arba užduotis, pvz. Projekto rašymas finansavimui gauti, renginio organizavimas, mokymo medžiagos sukūrimas ir t.t.. Organizacijos nariai gali dirbti grupėse vykdant skirtingus projektus.

Darbo grupėse galimybės:

  • atskiros grupės atskiriems projektams;
  • neribojamas kiekis tematinių grupių;
  • grupių kūrimas leidžiamas visiems nariams, kurie turi suteiktas teises iš administratoriaus;
  • kuriant grupę aprašomi šie kintamieji: grupės pavadinimas, aprašymas, nuotrauka, žymės;
  • priskiriamas grupės moderatorius kuris turi grupės administravimo teises;
  • narių pakvietimas į darbo grupę, blokavimas, juodų sąrašų sudarymas, grupės matomumas/nematomumas paieškoje;
  • grupės bylų archyvas;
  • grupės žinynas;
  • grupės tinklaraštis
  • grupės nuotraukų galerija;
  • grupės diskusijų lenta;

Greitasis susirašinėjimas

Sistemoje – greito susirašinėjimo galimybė kuria naudojantis galima rašyti ir gauti pranešimus tarp organizacijos narių.

Organizacijos automatizavimas

Organizacijoje vykstančius darbo procesus įmanoma automatizuoti žinant visus darbo proceso etapus ir reikalaujamus rezultatus bei užduotis. Naudojantis intuityviais instrumentais grafiniame būdu galima kurti etapais paremtus verslo procesus. Minėti veiksmai vykdomi naudojantis naršykle. Veiksmams aprašyti naudojami taisyklių tinklai – tarpusavyje logiškai susieti ryšiai. Naudojantis duomenų struktūrizavimu, paruošiamos taisyklės naudojantis hierarchine struktūra, pavyzdys: Jei sąlyga įvykdoma tai vykdomas numatytas veiksmas tol kol bus įvykdyta numatyta sąlyga.

Sistema turi du modulius įgalinančius naudoti automatizavimą:

  • Darbo eiga leidžia kurti žingsnis-po-žingsnio automatizavimą.
  • Verslo procesai leidžia vykdyti informacijos apdorojimą naudojantis laiko apibrėžtais veiksmais arba būsenomis apibrėžtais veiksmais.

Darbo eiga:

Darbo eigos posistemė leidžia apdoroti dokumentus. Šis modulis tinka paprastam dokumento įvertiniui, kai dokumentas turi būti: pakeistas, patvirtintas atsakingų narių iki galutinio jo užbaigtumo.

Darbo eigos posistemė turi tris būsenas kurių užtenką standartinei darbo eigos schemai. Dauguma projektų gali reikalauti papildomų būsenų norint išplėsti funkcionalumą ir darbo produktyvumą gali būti sukurtos papildomos būsenos.

Darbo eigos posistemė įgalina priskirti atsakingus asmenis perkeliant dokumentą iš vienos būsenos į kitą, taip pat leidžiant numatytiems nariams turintiems reikalaujamas teises redaguoti arba keisti būsenas. Darbo eigos modulis išsaugo pakeitimų bei dokumentų istoriją.

Verslo procesai

Verslo procesai sistemoje leidžia valdyti informacijos srautus. Verslo procesas yra duomenų srautas vykdomas numatytu keliu arba schema. Verslo proceso schema gali apibrėžti:

  • vieną arba keletą pradžios ir pabaigos kelių;
  • veiksmų seka (žingsniai, stadijos, funkcijos) sudėliotu nurodyta tvarka ir tenkinant numatytas sąlygas.

Skirtingos situacijos reikalaujama skirtingų duomenų srautų, pradedant nuo labai paprastų baigiant sudėtingais. Paprastas procesas publikuoti dokumentą gali turėti daug susijusių veiksmų kurie gali reikalauti nario duomenų įvesties arba papildomų pranešimų atskiriems organizacijos nariams.

Verslo procesų posistemė leidžia vartotojui kurti ir keisti verslo procesą. Redaktorius yra paprastas, leidžiantis vartotojui nesudėtingai atlikti pakeitimus verslo procese. Tačiau kai kurie procesai reikalauja papildomų žinių apie organizacijos struktūra norint sėkmingai vykdyti procesą.

Verslo procesų dizaineris yra paprastas įrankis redaguoti veiksmus, principu tempk ir numesk. Verslo procesų šablonai yra paruošiami redaktoriaus pagalba.

Verslo procesų dizaineris yra paprastas įrankis redaguoti veiksmus, principu tempk ir numesk. Verslo procesų šablonai yra paruošiami redaktoriaus pagalba.

Detali informacija yra nurodoma verslo proceso šablone, kuriame nurodomi su verslo procesu susiję veiksmai. Veiksmas gali būti pasirenkamas vartotojo: sukurti naują informacinį puslapį, dokumentą, nusiųsti el. pašto žinutę, sukurti duomenų bazės įrašą ir t.t.

Sistema turi šimtus jau paruoštų veiksmų kuriuos galite panaudoti kurdami verslo procesus dažnai atliekamiems veiksmas automatizuoti. Sistema turi du pagrindinius verslo procesų tipus:

  • nuoseklus verslo procesas - norint atlikti seriją nuoseklių veiksmų su dokumentų, kai yra numatytas pradžios ir pabaigos taškas;
  • būsenos verslo procesas - neturi pradžios ir pabaigos taško; darbo eiga pakeičia proceso būsena. Tokio tipo procesai gali būti baigti bet kokiame vykdymo taške.

Nuoseklūs verslo procesai

Nuoseklus režimas naudojamas ribotam arba numatytam laikui. Tipinis pavyzdys būtu dokumento patvirtinimas. Bet koks nuoseklus procesas dažniausiai turi keletą veiksmų nuo pradžios iki pabaigos taško. Pavyzdys: pradžia, nusiusti elektroninę žinutę, perskaityti dokumentą, nusiųsti elektroninę žinutę, pabaiga.

Būsenos verslo procesai

Būsenos verslo procesai naudojami tuomet kai procesas neturi apibrėžto laiko arba gali kartotis dėl proceso dinamiškumo (pvz. pasikartojantis paslaugos dokumentacijos atnaujinimas). Būsena nėra tik požymis, ji apibrėžia realias situacijas susijusias su procesu vykdymu.

Būsenos verslo proceso kūrimas nėra toks paprastas kaip nuoseklus procesas, tačiau jis leidžia automatizuoti informacijos apdorojimą. Tipinė tokio proceso schema sudaro keletą būsenų kurios susijusios su veiksmais ir būsenų pakitimais. Kiekvienas veiksmas turi būseną su baigtine proceso būsena. Pavyzdys: proceso pradžia, dokumentų sukūrimas (procesas skaidosi į dokumento peržiūra ir patvirtinimą), gavus patvirtinimą dokumentas gali būti siunčiamas, nepatvirtinus dokumento jis gražinimas atgal siuntėjui korekcijai atlikti, procesas tęsiamas tol kol dokumentas patvirtinimas ir išsiunčiamas.

Pavyzdiniai verslo procesai

  • Paprastas „patvirtinimo/balsavimo“ nuoseklus procesas. Sprendimas turi būti priimtas balsavimo principu.
  • „Pirmo atsakymo“ nuoseklus procesas. Rekomenduojamas kai reikalingas vienas patvirtinimas arba atsakymas ("Man reikia savanorio")
  • „Dokumento patvirtinimas būsenomis“. Būsenomis valdomas procesas. Rekomenduojamas kai reikalaujamas abipusis susitarimas dokumentui patvirtinti.
  • „Dviejų lygių patvirtinimas“ nuoseklus procesas. Rekomenduojama kai dokumentas reikalauja preliminaraus eksperto įvertinimo prieš patvirtinimą.
  • „Eksperto nuomonė“ nuoseklus procesas. Rekomenduojama situacijoms kai žmogus kuris atsakingas už patvirtinimą arba dokumento atmetimą reikalauja eksperto komentarų.
  • „Skaityti dokumentą“ nuoseklus procesas. Rekomenduojama kai narius reikia supažindinti su dokumentu.

Saugumas

Kuriant informacines sistemas pasiekiamas naudojant interneto prieiga ypatingai svarbus faktorius – saugumas. Sistema turi būti apsaugota nuo programišių, bei neteisėto prisijungimo prie organizacijos duomenų.

Informacinė sistema turi pro-aktyvios apsaugos mechanizmus leidžiančius prieš prasidedant atakai ją atpažinti ir sustabdyti. Prisijungimo kontrolė kaip faktorius užtikrinantis saugumą:

  • Prisijungimo prie sistemos etapai
  • Prisijungimo būdai
  • Standartinis prisijungimo būdas naudojantis slaptažodžiu:
  • Slaptažodžio ilgio nustatymas
  • Neteisingų įvestų slaptažodžių kontrolė
  • Neteisėto prisijungimo reagavimo kontrolė
  • Prisijungimas naudojantis slaptažodžių generatoriumi

Technologinės priemonės leidžia skirtingais būdais sistemos administratoriui nustatyti prisijungimo būdus, papildomos šifravimo priemonės įgalina naudoti itin aukšto lygmens kontrolė naudojantis laikinais slaptažodžiais, kurie yra generuojami tam specialiai sukurtais slaptažodžių generatoriais.

Praktinis įgyvendinimas panaudojimo galimybės ir aplinka

Naudojantis IT sistema galima sėkmingai optimizuoti šiuos organizacijos veiksnius:

  • Komunikacijos didinimas užtikrinant duomenų vientisumą;
  • Apsikeitimas žiniomis naudojantis mokymų ir sertifikavimo sistema;
  • Organizacijoje sukauptų duomenų kaupimas ir sisteminimas;
  • Laiko planavimo ir užduočių stebėsena užtikrinant kokybę;
  • Bendros dokumentų bazės sukūrimas, versmiavimo ir pasirašymo kontrolė;
  • Darbo grupių kaip projektinės veiklos vienetų greitas administravimas;
  • Naujų padalinių kūrimas juos įtraukiant į organizacinę struktūrą per minimalų laiko periodą.
  • Naujų narių apmokymas tampa paprasta užduotimi nereikalaujančia organizacijoms dalyvauti mokymo procese;
  • Organizacinės kultūros didinimas ir viešinimas panaudojant vaizdines ir garsines priemones;
  • Naujų darbuotojų įtraukimas į organizaciją, naudojantis socialiniu tinklu.

Galimybės:

  • Interaktyvumas
  • Hipertekstualumas
  • Daugiakryptiškumas (multi-media)

Aplinka

Besikeičiančios sociokultūrinės pasekmės leidžia panaudoti IT palaikant organizacinius procesus, užtikrinant jų skaidrumą sukuriant įvairias narių dalyvavimo organizacijoje galimybes gerinant informavimo kokybę. Anksčiau nebūdavo tokios galimybės greitai ir efektyviai skleisti informaciją dėl mechaninio informacijos ribotumo, laiko ir apimties. Dabar naudojant naujas IT lengviau sužadinami interesai, daugiau galimybių burtis į grupes, organizuoti interesai gali tapti organizacinė kultūros dalimi taip išgaunant specifinę ir orientuotą dalį organizacijos tikslams įvykdyti. Verslo ir narių interesai gali tarnauti bendram tikslui skatinant informacinės visuomenės plėtrą. Įmanomas decentralizuotas valdymo modelis, panaudojant IT kaip jungiamąja dalį informacijai agreguoti. Geografinė organizacijos narių sklaida nėra kliūtis sėkmingam organizacijos veiklos užtikrinimui.

Norint efektyviai komunikuoti skirtingose šalyse arba miestuose, komunikacija tampa sudėtinga šiai problemai išspręsti informacinėje sistemoje kiekvienas narys gali turėti savo nuotraukų galerija, tinklaraštį, diskusijų forumą, bendrauti greitosiomis žinutėmis taip turint savo asmeninį identitetą informacinėje aplinkoje. Nariai gali palaikyti ryšį tarpusavyje reguliariai aplankydami sistemą ir joje sąveikaudami tarpusavyje.

Testavimo ir sertifikavimo sistema

Norint motyvuoti narius ir užtikrinti reikiamą profesinę kompetenciją skirtą užduotims organizacijoje vykdyti, prie mokymo sistemos jungiama papildoma mokymo ir sertifikavimo posistemė kuri leidžia testuoti narius po kurso išklausymo. Organizacijos nariai sėkmingai išlaikę testą, gauna kurso baigimo sertifikatą, taip įrodydami savo žinias specifinėje srityje. Organizacijos narių pasiekimai publikuojami asmeninėje anketoje taip patvirtinant jo profesines kompetencijas.

Išvados

Susisisteminant organizacijos veiklą ir pritaikant informacines technologijas keičiasi vidinės veiklos savybės, kurios leidžia sumažinti valdymo hierarchijos lygmenis. Veiklos valdymo decentralizavimas ir narių teisių bei atsakomybių srities didinimas, darbo grupių metodų taikymas leidžia organizacijai tapti nepriklausomai nuo geografinės padėties, esant šioms veiklos savybėms organizacijos veikla tampa efektyvesnė.

Kuriant ir diegiant organizacijos sistemą į narius žiūrima kaip į bendruomenę kurios socialinė sistema nuolat kinta dėl sąveikos tarp vidinių organizacijos grupių, stimuliuojant organizacijos narių komunikacijos dinamika užtikrinamas socialinių poreikių tenkinamas. Organizacijoje įdiegti informacinių technologijų metodai veikdami horizontaliais ir vertikaliais ryšiais paremta sistema leidžia efektyviai vykdyti kasdienines užduotis darbo grupėse, atsisakant pasenusių komunikacijos metodų.

Darbo procesų automatizavimas organizacijoje padėtu išsaugoti funkciškai svarbias žinias, sumažintų darbų rizikos faktorių, sutaupytų laiko kaštus, maksimizuotų uždavinių atlikimo laiką. Kontroliuojant nariui gauti reikalingas žinias susijusias su atliekama užduotimi, užtikrinamas organizacijos intelektualumo skatinimas taip pat gilinamos nario žinios darbo procese išvengiant nenumatomų klaidų, kadangi žinių bazė kontroliuoja duomenų įvesti ir išvestį.

Vienareikšmiškai galima teigti jog informacinių technologijų diegimas organizacijoje didina efektyvumą ir mažina kaštus skirtus organizacijai administruoti. Informacija tampa prieinama visiems organizacijoms nariams, nariai gali gauti reikalingas žinias susijusias su atliekamomis užduotimis peržiūrėdami archyvus. Sistema tampa pagrindiniu ilgalaikiu komunikavimo įrankiu užduotims ir projektams vykdyti.

Projektai

Lietuviškos intraneto sistemos